जॉइनिंग लेटर / ज्वाइनिंग रिपोर्ट फॉर्मेट 2026: कार्यभार ग्रहण पत्र
सीधा जवाब
नियुक्ति पत्र (appointment letter) मिलने के बाद तय तारीख को दफ्तर पहुंचकर जॉइनिंग रिपोर्ट (कार्यभार ग्रहण प्रतिवेदन) दी जाती है। इसमें नियुक्ति आदेश की संख्या और तारीख, पद, और आपने किस तारीख को पूर्वाह्न (सुबह) या अपराह्न (दोपहर बाद) कार्यभार लिया, यह लिखा जाता है। यही तारीख आगे वरिष्ठता, वेतन और प्रोबेशन की गिनती में काम आती है। सरकारी नौकरी में यह नियुक्ति करने वाले/नियंत्रक अधिकारी को और प्राइवेट नौकरी में HR को दी जाती है।
- किसे दें
- नियुक्ति/नियंत्रक अधिकारी (सरकारी) या HR (प्राइवेट)
- कब दें
- नियुक्ति पत्र में दी गई तारीख तक
- ज़रूरी बात
- आदेश संख्या/तारीख + जॉइनिंग की तारीख, पूर्वाह्न/अपराह्न
- PF
- पहले से UAN हो तो वही दें (एक UAN)
अपना जॉइनिंग रिपोर्ट/लेटर बनाएं
नीचे जानकारी भरें, पत्र अपने आप तैयार हो जाएगा। आपकी जानकारी सिर्फ आपके फोन/कंप्यूटर में रहती है, हमारे सर्वर पर नहीं जाती।
यह पत्र कब काम आता है
- सरकारी नौकरी के नियुक्ति पत्र के बाद पहली बार दफ्तर/स्कूल में जॉइन करना हो
- प्राइवेट कंपनी में ऑफर/नियुक्ति स्वीकार करके जॉइन करना हो
- तबादले (transfer) के बाद नए दफ्तर में कार्यभार लेना हो
- प्रमोशन के बाद नए पद पर कार्यभार ग्रहण करना हो
किसे लिखें: सरकारी नौकरी में नियुक्ति आदेश में लिखे अधिकारी (जैसे जिला शिक्षा अधिकारी, प्रधानाचार्य, कार्यालय प्रमुख) को; प्राइवेट नौकरी में HR मैनेजर या रिपोर्टिंग मैनेजर को।
साथ में क्या लगाएं
- नियुक्ति/तबादला/पदोन्नति आदेश की कॉपी
- नियुक्ति पत्र में मांगे गए मूल प्रमाण पत्र (दिखाने के लिए) और उनकी स्व-प्रमाणित कॉपी
- पहचान पत्र, पासपोर्ट साइज़ फोटो, बैंक खाते का विवरण
- पहले से PF वाली नौकरी की हो तो UAN; मेडिकल/चरित्र प्रमाण पत्र अगर नियुक्ति पत्र में मांगे गए हों
कैसे और कहां जमा करें
- नियुक्ति पत्र में दी गई तारीख तक (या उससे पहले) दफ्तर पहुंचें; देर हो रही हो तो पहले लिखित में समय बढ़ाने का अनुरोध दें।
- जॉइनिंग रिपोर्ट की दो कॉपी ले जाएं; एक पर दफ्तर की मुहर और रिसीविंग लेकर अपने पास रखें।
- प्राइवेट कंपनी में PF वाली नौकरी हो तो HR को पुराना UAN दें, ताकि नया PF खाता उसी UAN से जुड़े।
- सरकारी नौकरी में कार्यभार ग्रहण के बाद दफ्तर से जॉइनिंग स्वीकृति आदेश की कॉपी मांग लें।
ध्यान दें
- आदेश संख्या और तारीख ठीक वैसी ही लिखें जैसी नियुक्ति पत्र में है।
- पूर्वाह्न/अपराह्न ज़रूर लिखें; सरकारी सेवा में इससे वेतन और वरिष्ठता की तारीख तय होती है।
- मूल प्रमाण पत्र दिखाकर वापस लें; दफ्तर में सिर्फ कॉपी जमा करें, जब तक नियम अलग न कहे।
- नौकरी के लिए किसी को पैसे न दें; फर्जी नियुक्ति पत्र से सावधान रहें और आदेश दफ्तर से पक्का करें।
यह एक नमूना है, कानूनी सलाह नहीं। जिस दफ्तर में पत्र देना है, उसका अपना फॉर्म या फॉर्मेट हो तो वही इस्तेमाल करें। SarkariSewa India एक निजी वेबसाइट है, सरकारी नहीं।
नौकरी और दफ्तर: और फॉर्मेट
Official links
ये सरकारी वेबसाइट/नंबर हैं। आवेदन और भुगतान सिर्फ इन्हीं पर करें। आखिरी जांच: 17 अक्टूबर 2026
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
जॉइनिंग रिपोर्ट और जॉइनिंग लेटर में क्या फर्क है?
जॉइनिंग लेटर अक्सर कंपनी की ओर से दिया जाता है; जॉइनिंग रिपोर्ट (कार्यभार ग्रहण पत्र) कर्मचारी खुद लिखकर देता है कि उसने किस तारीख को काम शुरू किया।
जॉइनिंग रिपोर्ट में पूर्वाह्न/अपराह्न क्यों लिखते हैं?
सरकारी सेवा में सुबह जॉइन करने पर उसी दिन से सेवा गिनी जाती है; दोपहर बाद जॉइन करने पर गिनती अक्सर अगले दिन से होती है। इसलिए यह साफ लिखा जाता है।
तय तारीख पर जॉइन न कर पाऊं तो क्या करूं?
तारीख से पहले नियुक्ति अधिकारी/HR को कारण के साथ लिखित आवेदन देकर जॉइनिंग का समय बढ़ाने का अनुरोध करें और उसकी मंज़ूरी लिखित में लें।
नई नौकरी में PF के लिए नया UAN बनेगा?
नहीं, एक व्यक्ति का एक ही UAN रहता है। नई कंपनी को पुराना UAN दें ताकि नया PF खाता उसी से जुड़ जाए।
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